تكمن واحدة من الخطوات الحديثة الهامة والناجحة المتخذة من قبل الملاك والمديرين في مجال تقديم الأغذية وخدمات الضيافة عبر المطاعم والفنادق في وضع خطة عمل تتلاءم مع حالات الطوارئ المتنوعة والتوقف الحرج أو التعطل المؤقت للأعمال، وهو الأمر الذي أصبح محل دراسة وتحليل واستنتاج للعديد من الباحثين في مجال الأغذية والمشروبات وسبل الضيافة وتطور تكنولوجيات الاتصال.
حيث يرى الخبراء بشكل عام ضرورة الاعتناء باتخاذ خطوات محددة للتمكن من النفاذ عبر المراحل والفترات الطارئة بأقل الخسائر الممكنة، لأنه من المهم أن تتكيف بسرعة مع الاحتياجات المتغيرة لعملائك وموظفيك حتى تتمكن من الحفاظ على المبيعات وتقديم خدمة قيمة لمجتمعك، وهي الخطة التي يمكن تقديمها كالتالي:
١- إظهار استمرارية التواجد والتوفر
تتدفع الظروف الصعبة أو التحديات الاقتصادية والطبيعية المتعددة المحيطة بقطاع المطاعم والفنادق الكثير من العملاء والزبائن ليتساءلوا عما إذا كان المطعم لا يزال مفتوحًا للعمل في ظل تلك الظروف، لذلك تأكد من إعلان ووضوح توافرك وجاهزية خدماتك عن طريق إبقاء لافتات واجهة المطعم مضاءة أو وضع لوحات أمام المطعم أو إرفاق بالونات ملونة بواجهة منشأتك، وذلك بالحديث عن أرض الواقع، أما عبر شبكة الإنترنت فاجعل من الواضح توافرك لتقديم الخدمات عبر موقعك الخاصة أو تطبيق الهاتف المعني بك أو حتى عبر حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة، وإذا كانت لديك الإمكانيات والقدرات الكافية، فكر في إرسال رسائل بريد إلكترونية ورسائل هاتف نصية لتسليط الضوء على خدمات الاستلام والتسليم والتوصيل الآمنة والمثالية الخاصة بك.
٢- الترويج للهدايا والعروض الخاصة
يعد طرح العروض وتقديم الهدايا المصممة خصيصًا لفئة محددة من الزبائن أو مجموعة من الضيوف الدائمين لديك طريقة رائعة للتواصل مع عملائك المخلصين، وذلك لدعم عملك حتى لو لم يتمكنوا من مغادرة منازلهم، أو التوجه لمطعمك، فالتأكيد على معاني الترابط والخدمة رغم المسافة، والحرص على علاقة الاعتماد والتواصل المستمر مع الزبائن، مع الاهتمام بالحفاظ على رقي الخدمة وأمنها وجودة ما تقدمه من أغذية يصنع المميزات التنافسية المطلوبة في هذا القطاع، كما يمكنك تقديم قسيمة هدايا مميزة يمكن للضيوف استخدامها مباشرة أو في تاريخ لاحق أو إهدائها لشخص يعرفونه.
٣- إحاطة خدمات التسليم والتوصيل بالاهتمام
تدفع العديد من المخاطر الطبيعية والظروف الخاصة وحتى الإجراءات الوقائية الصحية لمواجهة الأمراض العديد من عملاء وضيوف المطاعم إلى تجنب التواجد في مواقع الضيافة والاستقبال المزدحمة والاستمتاع بتجارب التذوق المختلفة، ولكنها لم تمنعهم من التعرض لقوائم الطعام المقنعة والآمنة والملائمة لاحتياجاتهم المنزلية، كما لم توقف اعتمادهم المتكرر على العديد من العلامات التجارية في السوق التجاري المعني بتقديم الأغذية والمشروبات، انتقالًا من مبدأ: "إذا لم يتمكن عملاؤك من القدوم إليك، فقد حان الوقت لتوجيه نشاطك التجاري لتقديم خدماتك إليهم ".
لذلك تتطلب خطة الطوارئ الخاصة بمطعمك التركيز على نشاطك التجاري في الخارج، والاهتمام بإعداد خدمة توصيل لمطعمك مثالية ودائمة الاستعداد للمفاجآت المشابهة المحتمل حدوثها في المستقبل، أو تسليم الوجبات خارج جدران المطعم أو عبر صالات تسليم مخصصة لتقديم الأغذية، وهي الخطوة التي تتطلب ضرورة التقليل من قائمة الطعام لتشمل فقط تلك العناصر التي يتم توصيلها بشكل جيد.
٤- الدراية التامة بقوانين العمل والمرحلة الطارئة
تأكد من أنك على دراية بقوانين العمل العالمية والمحلية المعنية بهذا القطاع المهني في المطاعم والفنادق، وخاصة تلك التي تحمي الموظفين، فعندما تؤثر حالة طارئة على حضور القوى العاملة لديك، فقد تحتاج إلى تعديل جداول العمل الموضوعة لهم لتلبية احتياجات ومتطلبات عملك الجديدة، ونسبة كبيرة من الموظفين يعتمدون على هذه النوعية من الوظائف كمصدر دخل رئيسي – وفي بعض الأحيان الوحيد – لهم، وبالتزامن مع ما تتطلبه بعض حالات الطوارئ من تقليل – أو تغيير - الأجور أو تقليل حجم العمالة في المطعم أو الفندق قد تحتاج إلى دراسة هذه القوانين وإدراك أبعادها جيدًا أو تعيين فرد – أو – جهة مسؤولة عن تتبعها وتوظيفها بشكل قانوني لتنفيذ قرارات وتوجهات الإدارة بما يتناسب مع متطلبات مرحلة الطوارئ.
٥- مراقبة سلسلة التوريد الخاصة بك
تتطلب خطة الطوارئ ضرورة مراقبة مخزون الأغذية والمكونات والمستلزمات التي تمتلكها في مطعمك، فقد تصاب سلسلة التوريد الخاصة بك بالضرر والتخبط نتيجة حالة الطوارئ في محيطك المحلي، لذا تابع وراقب مخزونك عن كثب، وتأكد من قيام الموزعين بامتلاك وتخزين العناصر التي تحتاجها، وكن على إدراك بأي تأخر في عمليات الشحن، فقد يدفعك النقص أو التأخير في توريد المنتجات والمكونات اللازمة إلى البحث عن مصادر أخرى للحصول عليها.
٦- اتباع إجراءات الصحة والسلامة الغذائية
لا يوجد أهم ولا أفضل من التنظيف العميق والفعال والسليم لمطعمك الخاص، فإذا كانت مبيعاتك تعاني بسبب المخاطر الصحية المحيطة به، فيمكنك إبقاء موظفيك مشغولين بقائمة مراجعة للتنظيف والتأكد من أن عملك آمن وصحي، وقم بتثقيف موظفيك حول الاختلافات بين التنظيف والتعقيم وإعطاء اهتمام إضافي للأسطح التي يتم لمسها بشكل متكرر مثل مقابض الأبواب وأسطح الطاولات والتوابل، وتحدث إلى موظفيك حول أهمية غسل اليدين وتأكد من أن أحواض غسل اليدين مليئة بالصابون والمناشف الورقية.
كما يتعين عليك عبر حالات الطوارئ أن تظهر لعملائك أن السلامة والنظافة أمران مهمان بالنسبة لك عن طريق الاحتفاظ بمطهر اليدين في مكان عادي عند المدخل ومحطات الخروج، أو علامات وملصقات الغلق الآمن لعبوات وأكياس توصيل طلبات الأغذية والمشروبات، أو من خلال استخدام الدروع الحاجزة والفاصلة بين الطاولات والضيوف وأقنعة الوجه لمنع انتشار الجراثيم المحمولة جواً على سبيل المثال، كما حدث وتوجهت المطاعم في السابق خلال فترة تفشي فيروس كورونا كحالة طارئة.
٧- ترشيد استهلاك الطاقة
إيقاف تشغيل الإضاءة والمعدات غير الضرورية، فلست بحاجة إلى تشغيل جميع معدات الطهي عندما يكون لديك قائمة محدودة مبسطة، وضع في اعتبارك قصر استخدامك على المعدات ذات الوظائف المتعددة، مثل الأفران المركبة، أما إذا كان مطعمك مفتوحًا لخدمات تناول الطعام في الخارج والتوصيل فقط، فقم بإطفاء الأنوار في مناطق عملك التي لا يتم استخدامها، فكافة الأموال والماديات المستهلكة سيكون لها قدر استفادة أكبر عندما يتم استخدامها في الوقت والمكان المناسبين.
٨- التدريب على تعدد المهام
عندما يكون لديك قوة عاملة أقل عددًا، بما لا يتناسب مع كفاءة العمل المطلوبة، ويكون الحضور كبيرًا بشكل غير متوقع في ظل حالة الطوارئ، يمكنك التأقلم مع الوضع وتفادي الخسائر المحتملة من خلال التدريب القبلي المتبادل لموظفيك لأداء مهام متعددة، وفق خطة الطوارئ المصممة والموضوعة للتنفيذ المباشر دون تأخير، حيث يمكنك على سبيل المثال تدريب الطهاة على تبادل المهام بين أقسام المطبخ الداخلي في المهام البسيطة وغير معقدة ولا تتطلب الإشراف المباشر من كبير الطهاة أو المسؤول، بينما يمكن تدريب المضيفين على تلقي الطلبات عبر الهاتف، ويساعد على تحقيق هذه الجزئية بفعالية اعتماد قائمة الطعام على مجموعة معدودة من الوصفات، واعتماد مهام التشغيل داخل المطبخ على استخدام أبسط معدات الطهي.
٩- ضع خطة لتقليل هدر الطعام
من المهم أن تتضمن خطة الطوارئ خطة خاصة بمخلفات الطعام، والتي ستساعدك على إعادة استخدام المكونات وتعظيم مخزونك الحالي بالفعل، وحاول استخدام العناصر القابلة للتلف في أسرع وقت ممكن واضبط متطلبات المخزون لتتوافق مع قائمة تناول الطعام المبسطة الجديدة.
١٠- المراجعة والجاهزية
في النهاية، يجد بعض الخبراء أن أوقات الطوارئ هي الأمثل للمدير أو مالك المطعم لمراجعة كتيباته وقوانينه ومجلداته وحتى جداوله الرسمية المتعلقة بتنظيم العمل وعمليات التشغيل وتوزيع المهام ومعالجة شؤون الموظفين فيما يتعلق بالإجازة مدفوعة الأجر ودوام العمل الملائم.. إلخ، فإذا لم يمتلك المسؤول مثل هذه الكتيبات والقوانين الموضوعة للحالات الطارئة ينصح بضرورة إعدادها على الفور؛ حيث يجب أن يحتوي كتيب القوانين على قسم يحدد خطة الطوارئ الخاصة بك والخطوات التي ستتخذها لإعداد عملك لحدث غير مخطط له، سيساعدك وجود خطة طوارئ في تحقيق استمرارية عملك.
تعرف على كل جديد في مجال الطهاة والمطاعم والفنادق من خلال آي هوريكا
المنصة المتخصصة للطهاة ومجال الأغذية والضيافة
ما هي خطة الطوارئ في المطاعم ؟ وماذا تتطلب؟