٥ خطوات لاحتضان المناسبات الخاصة بمثالية في المطاعم والفنادق

لم نسمع مسبقًا عن منشأة تقدم أغذية وخدمات ضيافة مميزة لا تعتمد على احتضان الفعاليات والمناسبات وتدشين الاحتفالات المختلفة، أليس كذلك؟ نعم قد تكون هذه حقيقة، فلا يمكن تجاهل مثل هذه الخطوة الاستراتيجية الهامة للغاية في مجال هذه الصناعة. 

فعندما يتطرق الحديث إلى زيادة الإقبال، وتسويق العلامة التجارية، ومضاعفة الأرباح، في خطوة واحدة، لا يسعنا سوى الحديث عن إقامة فعاليات الأحداث والمناسبات في منشأتك، فندقًا كان أو مطعمًا يمتلك مساحة كافية للاحتفال، وتتنوع هذه الاحتفاليات بين إقامة الأفراح، واحتضان المناسبات الدولية والمحلية الخاصة، والمشاركة في الاحتفالات العالمية الشهيرة، أو إقامة المناسبات المجتمعية الخاصة بإحدى الهيئات أو الشركات أو حتى التابعة لأفراد.

"يتعلق الأمر بجعله لا يُنسى، أن يكون حاضرًا وغير مبالغ فيه، ويسلط الضوء على أفضل ما يقدمه مطعمك"، لعل هذه أفضل صياغة لما اتفق عليه الخبراء في اختزال الوصف المعطى للفعاليات والمناسبات المختلفة التي تحتضنها مؤسسات تقديم الأغذية وخدمات الضيافة مثل المطاعم والفنادق، حيث لا يُترك شيء للصدفة، بل إن كل خطوة مدروسة بعناية ودقة، وكل مهمة وضعت لتحقيق غرض ما، وذلك يمنح الضيوف في النهاية ما يتوقون إلى رؤيته ومعايشته، إلى جانب أنه يقدم تجربة مريحة لا تنسى، وتضاعف الأرباح الاقتصادية والمجتمعية التي يمكنك الحصول عليها في البيئة التنافسية.

ولكن ما الأهمية العائدة من احتضان المناسبات والاحتفالات المختلفة في الفنادق والمطاعم، والتي تدفعك كمدير للمنشأة للتفكير فيها كواحدة من أهم الخطوات اللاحقة لمرحلة الإنشاء والتدشين؟

أيًا كانت المناسبة أو الاحتفالية المقامة، فهي تحمل في النهاية منفعة اقتصادية كبيرة تعود بالإيجاب على أرباح منشأتك الخاصة أو التي تقوم بإداراتها؛ حيث أنك توفر تجربة ضيافة مميزة ورائعة بما يتخللها من أجواء تذوق ورفاهية وتفاعل، أي أنك تخلق الفرصة المثالية لإجبار المتعرضين لإعلاناتك الترويجية على التوجه إليك والمشاركة فيما تقدمه من فعاليات متنوعة، أو حتى التوجه إليك لتصميم فعالياتهم الخاصة.

أي أنها تعد واحدة من أهم الخطوات المتبعة لزيادة معدلات الأرباح والارتقاء بتجارتك في وقت قصير للغاية، فالقيمة المادية المضافة إلى رصيد حساباتك عبر واحدة من هذه المناسبات قد يتساوى مع القيمة المادية النهائية المضافة عبر أسبوع أو شهر كامل من تقديم خدماتك المعتادة من الأغذية أو حجوزات الغرف أو خدمات الضيافة.

ولا تتحدد الفائدة فقط في المنفعة المادية العائدة جراء عمليات الحجز والطلب وبيع المزيد من المنتجات أو تقديم الخدمات، بل تتعدى ذلك إلى حدود التسويق الناجح للعلامة التجارية بما يمتلكه -أو يوظفه- من مفاهيم خاصة، والتي تتعدد أنواعها وفق المقال " اختلاف المطاعم باختلاف مفاهيمها الوظيفية "، ولعل هذا التسويق قد يبدأ بالفعل مع الاحتفال الافتتاحي، والذي تحدثنا عنه مسبقًا في ذكرنا لـ " ١١ خطوة تساهم في بناء وتدشين مطعمك بمثالية ".

كما أن الاجتماعات والمؤتمرات والمناسبات والمعارض تعد المحرك الرئيسي للوجهات السياحية في جميع أنحاء العالم، وهي الأنسب لتوليد تجربة المذاق والضيافة المحلية التي يسعى خلفها العديد من السائحين والزوار المقبلين على المنشآت الخدمية المختلفة، سواء كان هذا الحدث عرضًا خاصًا لمجموعة من الأطباق والعروض الجديدة، أو مهرجانًا موسيقيًا تزامن مع حدث محلي أو دولي، أو حدثًا رياضيًا أو حتى إن كان الحدث حفل زفاف.. إلخ، فجميعها تمثل فرصة ذهبية للإعلاء من قيمة العلامة التجارية، ومضاعفة أرباح المؤسسة التابعة لك، ورصد ردود الفعل المختلفة للتطوير في نوعية المنتجات والخدمات المقدمة في المستقبل.

ولكن الحصول على فعاليات مثيرة ومميزة بما يتخللها من أجواء سياحية وضيافة مثالية في المطاعم والفنادق يتطلب المرور عبر مجموعة محددة من الخطوات والمعايير التي تحول بينك وبين الوقوع في الأخطاء الاستراتيجية والتنفيذية، راسمةً لك الطريق نحو أفضل نهج متبع لتدشين -أو احتضان- المناسبات في منشأتك بمهارة وإتقان.

حيث يقول الخبراء في مجال هذه الصناعة: "عليك أن تسأل نفسك دائمًا، ما الذي يجعل فعاليتك مميزة؟ ما الذي تقدمه لا يجده الضيوف أو النزلاء في أي مكان آخر؟ ما الذي يمكن أن يثيرهم ويدفعهم لتكرار الزيارة مرة أخرى، أو التوجه إليك مباشرة في الزيارة القادمة لمدينتك أو الحي الذي تتواجد فيه؟ هل هو الطعام؟ الأجواء الخاصة بك؟ أم هو شيء آخر؟"، لذا احرص على إيجاد جوانب التميز والاختلاف في السوق التنافسي، ولا تتنازل عن هذا الجانب، الذي يمثل السبيل الأمثل للارتقاء بعلامتك التجارية عبر الاحتفالات المختلفة.

وواحدة من المعايير الإضافية في هذا الخصوص، والتي يتجاهلها العديد من المنظمين والإداريين في مجال تدشين المناسبات والحفلات الخاصة في الفنادق والمطاعم، المشاركة والتفاعل مع المنشآت والمؤسسات المحلية المحيطة بمطعمك خلال إقامة فعاليات الحدث - مثل الفنادق ومراكز المؤتمرات أو الشركات المحلية التي تبحث عن أوقات الاستمتاع أو ما يعرف بـ "مناسبات الشركات لتقوية فرق العمل"،  والتي يمكنها أن توفر لك مجموعة ثابتة من الضيوف المترددة عليك بانتظام، كما يمكن أن يؤدي كونك شريكًا رسميًا مع هذه الشركات إلى خفض نسبة كبيرة من ميزانية التسويق الخاصة بك عبر مواقع التواصل الاجتماعي، وبالأخص تلك التي تستهدف بيئتك المحلية المحيطة بك.

وأخيرًا، لاستكمال الخطوة المتعلقة بتسويق حدث فندق أو حفل مطعم، من المهم دائمًا تلقي الملاحظات ورصد ردود الفعل الخاصة بالزبائن والمترددين عليك، حيث يمكنك القيام بذلك عن طريق إجراء مكالمة سريعة أو إرسال استبيان بعد انقضاء الفعالية، ويمكن للضيف أن يطرح رأيه بخصوص الفعاليات التي عملت بشكل جيد للغاية، وتلك التي لم تكن جيدة بالقدر الكافي، وما يمتلكوه من مقترحات للتطوير.

بالإضافة إلى ذلك فإنه يسمح بإضافة العديد من العناصر الغذائية الخاصة، فهل لدى طاهيك طبق مفضل ليس في القائمة الرئيسية؟ أو هل لدى الـ " باريستا " الخاص بك مزيجًا مميزًا من الفواكه والمنكهات؟ ولكنهم لا يستطيعون صياغته كما يحلو لهم في أوقات العمل الرسمية؟ تعد قوائم الأحداث والمناسبات الخاصة مكانًا رائعًا لإظهار إبداعهم وجعل المستفيدين يشعرون وكأنهم يعاملون بشيء من الامتياز والتقدير، وتعمل بعض المطاعم حتى مع ضيوفها لتصميم قائمة فريدة من نوعها تناسب مفهوم أو سمة الحفلة.

ولكن، قبل أن تشرع في تصميم القائمة، تأكد من إنشاء قائمة ترضي الجماهير ومربحة في آن واحد، فلا تنسى جانب الربح الاقتصادي، فالقوائم الموحدة تجعل من الأسهل بالنسبة لك تسعير التكاليف والحفاظ على هامش ربح محدد.

ولكن، ما هي أهم التحديات؟

وبرغم ما تمتلكه المناسبات الخاصة للمطاعم والفنادق من تأثير قوي على نجاح الأعمال ومضاعفة الأرباح الاقتصادية العائدة على المنشأة الخاصة بك، إلا أنها تواجه العديد من التحديات والصعوبات التي تحول بينها وبين التحضير والتقديم الملائم لفعالياتها المختلفة للزبائن والمقبلين والنزلاء، وهي ثلاث صعوبات رئيسية:

·     تتمثل الأولى في مدى التمكن من جذب والتقاط عينة الجماهير المستهدفة بدقة، وأن تتقارب أو تتفق الجماهير المقبلة على المناسبات الخاصة التي تحتضنها مع تلك المحتملة التي تخطط لجذبها إليك.

·     ويتمثل التحدي الثاني في الإبقاء على جميع فعاليات الاحتفاليات والمناسبات التي تقدمها منظمة ومرتبة وموجهة نحو تحقيق أهداف دقيقة وواضحة في خضم الإقبال والتوافد الكبير، وكثرة الطلبات، واختلاف التوجهات والرغبات.

·     أما التحدي الثالث فيتمثل في الموازنة بين تقديم نفس أجواء التذوق المميزة إلى جميع الضيوف.

وهذه التحديات تعكس مدى حساسية وأهمية هذه الوسيلة التسويقية والترويجية، وتعكس ضرورة ما تتطلبه من تخطيط قبلي وتحضير دقيق لكافة الجوانب المتعلقة بتدشينها بفعالية وكفاءة، بدءًا من تجهيز الأجهزة والمعدات والمنتجات والمكونات اللازمة، ومرورًا بإيجاد محاور الاختلاف المقدمة عبر هذه الفعاليات وتدريب فرق العمل المتنوعة، وانتهاءً بالضيافة المثالية والتغطية المحكمة لأجواء الفعاليات وتسويقها بتميز عبر كافة قنوات التواصل الاجتماعي، ولن يتم هذا الأمر بدرجات النجاح المطلوبة إذا لم يسبقها التخطيط الاستراتيجي والتنفيذي الملائم لمنشأتك.

ولكن بشكل عام يعد وضع الأسس السليمة المعنية ببناء علاقة تواصل قوية مع الضيوف هو الأداة المثالية لأي مالك أو مدير مطعم أو فندق يشارك في التخطيط لاحتضان فعاليات حدث محدد؛ حيث يحتاج الضيوف إلى معرفة ما يمكن توقعه من الأجواء التي تقدمها، وذلك بقدر ما تحتاجه أنت إلى معرفة حقيقة ما يبحث عنه الضيف، أي أنك تربط فيما بين الأمرين، لذلك يعد وجود قائمة مرجعية من الأسئلة المحددة والواضحة أداة رائعة لبدء هذه الحلقة الاتصالية بفعالية وتَمَكُّن، والتي يمكنها أن تتضمن التالي:

·    ما الحدث الخاص الذي تخطط له؟

·    ما الوقت والتاريخ الذي تفضله لهذا الحدث؟

·    كم عدد الضيوف المتوقع؟

·    ما طبيعة الأجواء المتخللة لهذا الحدث؟ اجتماعي أم رسمي أم ترفيهي.. إلخ؟

·    كم عدد الموظفين الذين سيتطلبهم هذا الحدث؟

·    ما الأغذية والمشروبات التي ترغب في تقديمها؟

وبالإضافة إلى ضرورة تحديد الأبعاد والتفاصيل المتعلقة بهذا الحدث والمذكورة سلفًا، سوف تحتاج إلى طرح مجموعة من الجزئيات المحيرة بشأن توقعاتك الشخصية وتأثير اللوائح القانونية على قرارات التدشين المتخذة من طرفك، مثل:

·    اللوائح والممنوعات الخاصة بالمنشآت (لوائح التدخين، السلامة من الحرائق، وحدود الإشغال)

·    موقع المراحيض والمخارج والمرافق

·    المناطق المحظورة على الضيوف

·    القواعد المتعلقة باللهب المكشوف والأطعمة والمشروبات الخارجية

·    من المسؤول عن التنظيف بعد الحدث

·    الإكراميات والرسوم الإضافية المتكبدة خلال الحدث

·    تفاصيل سياسة الإلغاء

·    معلومات الاتصال وساعات توافر موظفي الدعم

·    الحلول والأفكار المطروحة لحل النزاعات

·    الخدمات التي يقدمها المطعم، والخدمات التي تقدمها مصادر خارجية كشركات الـ "Third party"

·    وسائل الراحة الخاصة المقدمة

·    تفاصيل العقد أو عقد الإيجار، بما في ذلك الودائع والرسوم الإضافية الخاصة بمنشأتك

فتوفير العلاقات الثنائية الودية والصادقة يضع الأساس لعلاقة رائعة مع الضيف، ويتضمن ذلك الاستماع إلى احتياجات الضيف ورغباته من ناحية، ومن ناحية أخرى، جعل الإرشادات الخاصة بك واضحة تمامًا لهم، حيث أن الغموض يخلق البلبلة ويساعد في الولوج إلى الصراعات، أما التواصل الواضح الممزوج بالاحترافية الودية دائمًا ما يعد خليط ناجح للتفاعلات التجارية.

ويتم توفير قوائم المراجعة هذه كمخطط عام مناسب لجميع أنواع الساحات الخاصة لتناول الطعام، فنحن نشجعك على اتباع هذه الإرشادات وتخصيصها للاستخدام في أعمالك التجارية للمساعدة في تخطيط الأحداث وتلبية احتياجات ضيوفك في المناسبات الخاصة.

وفي النهاية عليك إدراك عدم أهمية جميع ما سبق من خطوات ومحددات ونصائح بالنسبة للضيف أو الزائر ما لم تقدم المذاق المميز والضيافة الراقية، أي تجربة مثيرة تحمل في طياتها الكثير من المعاني والقيم في تتابع سلس وفعال وخالي من الإجهاد، بحيث تصبح النتيجة الإجمالية لما يتذكروه هو مدى الاستمتاع الذي تلقوه جراء المشاركة في -أو إعداد – هذه الفعالية أو المناسبة الخاصة، فالاهتمام دائمًا ما يصوب إلى النهاية، فاحرص دائمًا على إيجاد ردود فعل إيجابية من الحضور مهمًا كانت أجواء العمل جادة وسريعة وفوضوية، فهنا تكمن القيمة الجوهرية والتحدي القوي فيما يتعلق باحتضان وإعداد الحفلات والمناسبات الخاصة، وهو أن تجد الجودة والفعالية في ظروف عمل نشطة ومتغيرة باستمرار.