إن إدارة المخزون عملية تتطلب جهدًا كبيرًا ووقتًا طويلًا، ولكن باستخدام الوسائل الصحيحة مع الحرص على اتباعها، ستتمكن من التحكم بها وإدارتها بأفضل شكل، ويتخلل مجال إدارة المخزون في المطاعم والفنادق العديد من المحاور والمصطلحات العلمية، والإجراءات والمعايير الأساسية، والنصائح والتوصيات المهنية التي تقود المديرين وأصحاب العمل نحو أفضل ممارسة وإدارة لها، وقبل أن نتطرق إليها، علينا أولًا أن نستعرض أبعاد مفهوم إدارة المخزون في المطاعم أو الـ " Restaurant Inventory Management ".
وهو مفهوم يشمل كل العمليات المتعلقة بشراء المنتجات الغذائية التي يحتاجها المطعم ليتمكن من تحضير أطباقه وتقديمها للعملاء، وإدارة المخزون هي التي تحدد متى يتم عمل طلبات المنتجات، وبأي كمية، ومن أي مورد، حتى يكون المطعم مستعد دائمًا بالكميات الصحيحة في الوقت المحدد، وذلك يكون من خلال عمل الطلبيات سريعًا عندما تقل الموارد، مع وجود عملية استلام وتخزين فعالة للمنتجات.
ويعد مفهوم إدارة المخزون في المطاعم تعريف شامل للعديد من الأمور، يتجاوز حدود عمليات الجرد للمنتجات، فهو يتضمن أيضًا عمليات تتبع وإدارة المبيعات والطلب على الأطباق، ومهام وإجراءات التخزين نفسها، وكشف حركة المخزون لإظهار كل ما لديك من مكونات، وهو الأمر الذي يتطلب ضرورة التعرف على عدة مصطلحات عملية متخصصة ومعنية بمجال إدارة المخزون، حتى تكون قادر على التعامل معه والتحكم فيه بأفضل شكل ممكن:
· تكلفة السلع المباعة – Cost of Goods Sold Or (COGS) : هي أمر هام للاستيعاب والتحكم في تكلفة تشغيل وتدوير مهام المطعم بمثالية، فهي تتيح لك معرفة المبالغ التي تدفعها مقابل الحصول على المنتجات الغذائية لتتمكن من تقديم الأطباق الخاصة بقائمة طعامك، بجانب أنها تتيح لك أن تتعرف على المصاريف المفقودة على الطعام المهدر.
ولمعرفة نسبة تكلفة الطعام – أو السلع المباعة - من النسبة المئوية للمبيعات، قم بتقسيم تكلفة السلع المباعة في فترة محددة على إجمالي المبيعات في تلك الفترة ومن ثم قم بمضاعفتهم بمائة.
(تكلفة السلع المباعة ÷ إجمالي المبيعات) × ١٠٠ = نسبة تكلفة الطعام
· الحد الأدنى للمخزون – Par Levels : هو الحد الأدنى من المخزون الذي يجب أن يتوافر في المطعم حتى يتم تلبية طلبات الزبائن، ويجب أن يتضمن مخزون إضافي صغير لمراعاة التقلبات الغير متوقعة مثل الزيادة في الطلب أو إهدار بعض المنتجات سواء من خلال سوء التخزين أو أثناء الطهى أو عند تقديم الطعام.
· الوصفات – Recipe : وهو كما يتوقع فهمه من الاسم، هي النوع والكمية المطلوبة من كل مكون أو منتج غذائي لعمل الأطباق، والوصفات هي العامل الأساسي لمعرفة ما يجب أن يكون متوافر في المخزن وبأي كمية.
· وحدة القياس – Units of Measurement or (UOM) : وهي تعبر عن وحدات القياس التي سيتم استخدامها لقياس المكونات الغذائية المتوفرة في المخزن مثل الكيلو جرام أو الرطل أو الكيس أو الجالون، ومن المهم أن تكون موحدة، باختلاف أنواعها وتنوع منتجات وسلع مخزونك، ويجب أن يكون المديرين أو الطهاة قادرين على تحويل الوحدات لأنه من الممكن أن يستخدم الموردين وحدات قياس أخرى عن المستخدمة في المطعم، ولكن يجب توحيدها عند تسجيلها في الأوراق.
· تحويل وحدات القياس – Unit conversion : وهي متعلقة بالمصطلح السابق، وهي عملية تحويل وحدات القياس ليكونوا جميعًا متناسقين لضمان دقة الوصفات وحساب التكلفة الصحيح، فعلى سبيل المثال إذا ابتعت جوال من الأرز فبذلك تكون وحدة القياس بينك وبين الموردين الجوال، ولكن عندما تقدم الأرز للعملاء تكون وحدة القياس للأرز الجرام، لذلك لحساب تكلفة الأرز في كل طبق، يجب معرفة كم جرام يحتوي عليه الجوال من الأرز ومن ثم تقسيمه على كل مقدار لتستطيع حساب تكلفة كل طبق أرز بشكل صائب.
· كشف الجرد – Count sheet : وهي اداة لمراقبة المخزون، وهي عبارة عن جدول بيانات يتضمن خانات عديدة تحتوي على شرح مبسط للمنتج واسم المورد ووحدة القياس والسعر والكمية، وينصح أن تكون منظمة على حسب أماكن تخزين المنتجات في المخزن، لتبسيط عملية إجراء الجرد دون الحاجة إلى التعجل للعثور على كل عنصر.
· مقارنة ما متاح على الرف مع ما مكتوب في الأوراق - Shelf-to-sheet : أنها وسيلة للجرد وتتبع المخزون، فمن خلالها تلاحظ ما هو موجود في المخزن وتطابقه مع ما هو متاح في نظام إدارة المخزون الذي تتبعه.
· إدارة الجرد الكاملة – End-to-end inventory management : وهو مصطلح يتضمن كل شيء من إدارة الطلبات والتخزين إلى حساب وتحديث بيانات أسعار المنتجات من الفواتير.
· المخزون الحالي – Sitting (or on-hand) inventory : هي كمية المخزون المتوفرة حاليًا في المخزن، ويمكنك حساب قيمته بالقيمة المادية مثل الجنيه أو بعددها أو كميتها.
· السلع المستنفذة – Depletion : هو كمية المخزون الذي تم استخدامه في فترة معينة سواء كان شهر أو أسبوع أو عام ومن الممكن معرفته عن طريق استخدام نظام الـ" POS " الخاص بك، وبذلك تستطيع التعرف على تكاليف الطعام.
· المخزون المستخدم – Usage: هو مقدار المخزون الذي تخطط لاستخدامه خلال فترة محددة، ويتم حسابه من خلال تقسيم المخزون الحالي على متوسط معدل استنزافه، فعلى سبيل المثال إذا كان المخزون الحالي ٥٠ كيلو من الدجاج ومن المتوقع استخدام ١٠ كيلو في اليوم كمعدل استنفاذ، بذلك يكون لديك ٥ أيام من الاستخدام.
· المخزون النظري أو المسجل مقابل المخزون الفعلي – Theoretical vs. actual inventory: مستويات المخزون النظرية هي مستويات المخزون بناءً على المقدار الذي من المتوقع استهلاكه في فترة محددة، بينما المخزون الفعلي أو الحقيقي هو المخزون بعد عملية الجرد التي تضع في الاعتبار الطعام المهدر والمسروقات والحسابات الخاطئة.
· فارق الاستخدام – Variance : هو الاختلاف بين المخزون النظري والمخزون الفعلي سواء بالتعبير عنه من خلال كميته أو سعره، فعلى سبيل المثال، إذا كنت قد وجدت خلال الجرد اليومي أن مخزونك من الجبن قد قل بتكلفة ١٠٠٠ جنيه، ولكنك قد استهلك جبن ب بتكلفة ٩٠٠ جنيه فقط، إذن فهناك ١٠٠ جنية فارق استخدام، ومن الممكن حسابتها بنسبة مئوية أيضًا من خلال الطريقة التالية:
(فارق الاستخدام ÷ التكلفة الاجمالية) × ١٠٠ = النسبة المئوية لفارق الاستخدام
(١٠٠ ÷ ١٠٠٠) × ١٠٠ = ١٠٪
· النقصان في المخزون – Inventory shrinkage : هو أحد الأسباب الرئيسية للاختلافات التي قد تلاحظها في المخزون المسجل والفعلي، فهو يشمل جميع الأسباب التي تؤدي إلى فقدان المخزون سواء بسبب السرقة أوانسكاب المكونات، أو تلفها، والطلبات الخاطئة التي يتم إعادة تنفيذها.
· الناتج – Yield : هي كمية المنتج القابلة للاستخدام بعد التنظيف والتقطيع، ويتم التعبير عنها بشكل عام كنسبة مئوية من إجمالي المنتج، فمثلًا من الممكن القول أنه يتم استخدام ٩٥ بالمئة من البطاطس بعد تقشريها وتقطيعها.
إن إدارة المخزون بشكل جيد يعود على المطعم بمنافع كثيرة، فاتباع أنظمة الجرد غير الفعالة تُصعب من عملية التنبؤ بمستويات المخزون، مما يؤدي إلى سوء التخطيط، فعندما لا يحتفظ المطعم بمستوى كافي من المخزون، يعرضه ذلك إلى خسارة جزء كبير من المبيعات وبالتالي العملاء، وإذا كان مخزن المطعم ممتلئ بمكونات وعناصر أكثر من اللازم، ستكون بصدد مخاطرة تلف تلك المنتجات أو تقديم أغذية قديمة غير طازجة، وإذا كان مخزونك غير منظم أو في حالة من الفوضى، فلن يكون أداء المطعم بالمستوى المطلوب، و سيعاني الطهاة لديك من الصعوبة في إيجاد الخامات، مما قد يؤدي إلى إرهاقهم، بجانب التقليل من جودة الإنتاج، للطعام والخدمة المقدمة، وبالتالي على العلامة التجارية الخاصة بمطعمك.
لذلك إليك بعض من المنافع التي ستعود على مطعمك في حالة اعتمدت على وسائل وخطوات فعالة في إدارة مخزونك:
· معرفة تكلفة السلع المباعة: إن إدارة وتتبع المخزون بشكل دائم وتسجيل كل المتغيرات التي تحدث به، يعطيك نظرة شاملة على أسعار المنتجات التي تبتاعها، وتمدك بفرصة لرصد تغيرات تكلفتها على مدار الوقت، فالأسعار لا تظل ثابتة، بل إنها تتغير بشكل مستمر - بناءً على عوامل مختلفة سنقوم بذكرها لاحقًا - والفائدة التي ستعود على المطعم من متابعة الأسعار هو معرفة هامش الربح لديك بالتفصيل، مما يساعدك في اتخاذ قرارات العمل بشكل أفضل، حتى تستطيع تحقيق أعلى هامش ربح دائمًا، بجانب أنها تساعدك على التنبؤ بأي أخطار قد تحدث بسبب المتغيرات في السوق من حولك.
· تقليل إهدار الطعام: عند العلم بمقدار الطعام المفقود في كشوفات الجرد، سيتيح لك ذلك فرصة معرفة ما هي نقاط الضعف في التخزين، وكيف من الممكن التخلص من تلك العادات، فهو يجعلك قادرًا على معرفة كمية الأغذية المهدرة، وفي أي مناوبة عمل، مما يسهل عليك عملية اكتشاف المسؤول عن عمليات الإهدار، بجانب أن إدارة المخزون الجيدة تضمن طلب المنتجات في الوقت المناسب، وبهذا لا يتم فقدان العديد من الطعام بسبب تلفه قبل أن يتم طهيه من الأساس.
· تقليل التكلفة وزيادة الأرباح: وذلك انطلاقًا من مسؤولية إدارة المخزون عن تقليل نسبة إهدار الطعام في المطاعم، ومراقبة إساءة استخدام المنتجات، مما يجعل المديرين أكثر قدرة على تحديد وتقدير التكلفة المحددة للأغذية المستخدمة، وبالتبعية سيساعد ذلك الأمر في تحديد مخزون المطعم الفعلي والمناسب لأداء مهامه بمثالية، مما يؤدي في النهاية إلى مزيد من التحكم في نسبة هامش الربح، عبر معرفة الكميات التي يجب طلبها، دون زيادة أو نقصان، وتجنب أي مصاريف إضافية متجسدة في هيئة منتجات غير مفيدة في مخزنك.
يمكنك أيضًا قراءة: ٨ إرشادات لتطوير فرق العمل في مجال المطاعم والفنادق
ولكن عند إدارة عمليات المخزون، ستجد أن هناك بعض من العوامل الخارجية والداخلية الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار، والتي من الممكن أن تؤثر على عملية إدارة المخزون وحجمه، لذلك من المهم أن تكون على دراية بهذه المتغيرات، ولهذا السبب دعونا نلقي نظرة على العوامل الرئيسية التي يمكن أن تؤثر على عمليات إدارة المخزون وكميته:
· العامل المادي: حتى يتسنى لك فرصة طلب المنتجات وتخزينها يجب توافر مدخرات كافية لفعل ذلك، ففي أحيان كثيرة يحتاج مدير المطعم لاقتراض الأموال لتخزين المنتجات، ولكن ذلك قد يؤثر على مصاريفك في المستقبل، ويضع على عاتقك سداد تلك المديونيات مع وجود نسب الفوائد التي قد تتغير، لذلك من الجيد وضع الأموال التي بحوزتك في الاعتبار وألا تطلب منتجات تتعدى الميزانية المتوفرة لك، بجانب أن عند طلب المخزون يجب الوضع في الحسبان تكاليف إيجار المخازن وعمليات النقل التي قد تشكل نسبة كبيرة من مصروفات مطعمك.
· الموردين: للموردين تأثير كبير على مراقبة المخزون، لذلك تتطلب المطاعم الناجحة موردين موثوقين من أجل تخطيط الإنفاق والتحكم في عملية الإنتاج وتقديم الطعام، فالتعامل مع الموردين الغير موثوق بهم أو الذين لا يمكن توقعهم يؤثر بشكل ضخم على عملية إدارة المخزون، وهنا تكون فكرة وجود مورد احتياطي فكرة يفضل التفكير بها، لمنع نقص المنتجات أو التأخر في تلبية طلبات العملاء.
· وقت انتظار الطلب: وهو الوقت المستغرق منذ لحظة طلب المنتجات إلى وقت وصولها، وتتنوع تلك الفترة الزمنية بشكل كبير وتعتمد على نوع المنتج، وعمليات التصنيع المختلفة لها، ومكان صناعته وعلى الموردين بالطبع، وبالتالي قد تؤثر تلك العوامل على فعالية إدارة المخزون.
· نوع المنتج: يجب أن يضع مدير المخزن في الاعتبار الأنواع المختلفة للمنتجات التي تتواجد في المخازن، فعلى سبيل المثال، قد تكون بعض من المنتجات قابلة للتلف أسرع، وبالتالي يكون لها عمر افتراضي أقصر من غيرها، لذلك يجب أن يهتم مدير المخازن بذلك وأن يديرها بشكل يتماشى مع تاريخ انتهاء صلاحيتها.
· عوامل خارجية: هناك العديد من العوامل الخارجية التي قد تؤثر على مراقبة المخزون، فعلى سبيل المثال، قد تحدث فترات ركود اقتصادي وهذا شيء لن تستطيع التحكم به بشكل عام، ولكن تقييم الاقتصاد أمر لا بد منه، من أجل التنبؤ بمستوى المخزون لديك، حتى لا تعاني من نفاذ المخزون أو تراكم المكونات الزائدة التي أنت في غنى عنها.
تعرف على كل جديد في مجال المطاعم والفنادق من خلال آي هوريكا
المنصة المتخصصة للطهاة ومجال الأغذية والضيافة
ما مفهوم إدارة مخزون المطعم ؟ وما أهم مصطلحاته ؟