تتطلب إدارة مخزون المطعم بمثالية اتباع مجموعة أساسية من الخطوات والالتزام بعدة نصائح وتوصيات، وهي الجوانب والإجراءات التي ستساعدك على تنظيم باقي عمليات التشغيل في المطعم والإبقاء على هامش ريح المطعم في تصاعد مستمر، كما سيساهم في العديد من الأمور التي يمكنك التعرف عليها بالتفصيل من خلال مقال: " ما مفهوم إدارة مخزون المطعم ؟ وما أهم مصطلحاته ؟ "

ويمكننا تقديم الخطوات والتوصيات اللازمة كالتالي:

٤.      قُم بمراجعة الطلب بعد الوصول: يجب التحقق والتأكد من الكميات والمكونات التي تأتي في كل طلبية عند الاستلام وقبل الدفع حتى تتأكد من أنك لا تدفع مقابل بضائع لم تستلمها، مع مراقبة التغيرات دائمًا، فهناك العديد من العوامل التي بإمكانها أن تحدث خلال طلب المنتجات وعملية الدفع، مثل عمليات الإلغاء والخصومات والأموال المستردة، لذلك يجب مع كل عملية استلام طلبية جديدة من المنتجات التأكد من حسابات وأسعار العناصر التي تم توريدها.

٥.      قُم بعمل طلبيات المخزون وفقًا لإحصاءاتك ومعدلات الطلب والإقبال: فمن الطبيعي وجود أوقات محددة من العام التي تتضمن إقبالًا كبيرًا على أطباق وأغذية معينة، بينما يختفي هذا الطلب على تلك الوجبات في أوقات أخرى من العام، لذلك يجب الاهتمام بدراسة معدلات الطلب على الأصناف المقدمة، وكذلك عمل طلبيات منتجات المخازن بناءً على المبيعات السابقة لمطعمك، فهي تجعلك على يقين من أن لديك مخزون كافي للأيام ذات الطلب المرتفع، ولكن لا يكون لديك مخزون فائض في أوقات العمل القليل، مما يقلل من الهدر والطعام التالف.

٦.      حدّد الكميات القصوى والدُنيا للمخزون: بعد إدراك حجم المخزون الذي يتطلبه مطعمك، ومع معرفة معطيات السوق وطرق الإدارة لديك وحجم مخزنك والطلب على الأطباق التي تقدمها وحجم ميزانيتك، يجب تحديد ما هي أقل المستويات أو الكميات من المنتجات التي يجب أن تتوافر في المخزن، وما هي أعلى نسبة من المكونات التي بإمكان مخزنك أن يتحملها وأن تستطيع استعمالها قبل أن تتلف، وبذلك تضمن فعالية نظام إدارة مخازنك، ولكن يجب أيضًا أن يكون هناك مخزون احتياطي طوال الوقت، في حال ظهر طلب مضاعف على الأطباق.

يمكنك أيضًا قراءة :

   ما التدرج الوظيفي للطهاة واختصاصاتهم في مطابخ المطاعم والفنادق؟ 

   ما أهم أنواع سكاكين الطهاة وأغراض استخدامها في المطابخ؟ 

   ما هي المطابخ السحابية وأنواعها وأسس تكوينها؟ 

·         اكتب سعر كل وحدة قياس صنف أمامها، ولحساب ذلك قم بتقسيم التكلفة الإجمالية للمنتج بعدد الوحدات ووحدة القياس، فعلى سبيل المثال، إذا كان ٥ كيلو من الخيار تكلفته ١٠ جنية، إذن فسعر الوحدة أو الكيلو هو ٢ جنية، إذن فيجب كتابة ٢ جنية عند " سعر الوحدة ".

·         والخطوة الأخيرة هي حساب التكلفة الإجمالية للكمية المتاحة في مخزنك لكل نوع من المكونات الموجودة، وكتابتها تحت صف " التكلفة الإجمالية " لكل عنصر، فعلى سبيل المثال إذا كان لديك عدد ١٠كرتونة من البيض وتكلفة كل كرتونة ١٠٠ جنية، إذن فإجمالي التكلفة هو ١٠٠٠ جنية.

كما أن هذا الجدول سيكون له دور فاعل في تقدير عامل هام للغاية، ألا وهو "تكلفة المخزون اليومي"، حيث تعد معرفة متوسط تكلفة المخزون اليومي لمطعمك - وكيفية حسابه - طريقة أخرى لاتخاذ قرارات شراء دقيقة، وللقيام بذلك، كل ما عليك فعله هو تقسيم إجمالي تكلفة المخزون لفترة الشراء تلك على عدد الأيام في تلك الفترة، فعلى سبيل المثال، في حالة كان إجمالي التكلفة للمنتجات لمدة ٦٠ يوم هو ١٢٠٠٠٠ جنيه، إذن فمتوسط التكلفة اليومية هو ٢٠٠٠ جنية.

٧.      التأكد من استعمال درجات الحرارة المناسبة لكل منتج: يكون هناك العديد من العناصر التي تحتاج إلى درجات حرارة مختلفة في مخازن المطاعم، ولسلامة التخزين وضمان المحافظة على جودة المنتج وإبقائه طازجًا أطول فترة ممكنة، وخاصة الخضراوات والفاكهة ومنتجات الألبان التي تكون معرضة للتلف بسهولة، يجب الحرص على معرفة درجات الحرارة المثلى لكل منتج وتخزين المنتجات المماثلة سويًا، حتى تتمكن من تجنب إهدار الطعام قبل طهيه.

يمكنك أيضًا قراءة :

   ٣ محاور تحدد ممارسات الهايجين لموظفي توصيل وتسليم الأغذية 

   ٣ محاور أساسية لتصميم أجواء خالية من التلوث في مطعمك 

   ٢٦ مصطلحًا هامًا في مجال صحة وسلامة الغذاء

٨.      قم بعمل ورقة جرد للأغذية المهدرة: في ورقة الجرد الرئيسية ستجد المكونات وكمياتها ولكن ورقة الطعام المهدر ستوضح لك أين يذهب المخزون الذي لا يتم احتسابه خلال عمليات البيع، مما يتيح لك فرصة إيجاد حلول لتلك المكونات المفقودة، فعلى سبيل المثال إذا وجدت أن معظم الطعام المهدر يكون بسبب فساده، فذلك مؤشر أنه يجب عليك طلب كميات أقل، أو إيجاد طرق أو وصفات أخرى للاستفادة من تلك العناصر، ففي تلك الورقة يجب أن يكون هناك خانة لكل من التالي " اسم الصنف " و"الوقت " و" التاريخ " و" الكمية أو العدد " و" سبب الإهدار " و" اسم الطاهي أو الموظف المسؤول عن الهدر "، ولكن من المهم جدًا الحرص على توعية وتعليم الموظفين كيفية عمل ورقة جرد الطعام المهدر حتى يتمكنوا من استعمالها وكتابة البيانات فيها بشكل سليم.

٩.      قم باستخدام نظام الـ" POS " مع تدوين التغيرات في المخزون بشكل يدوي: يوفر نظام نقاط " POS " – وهو النظام الإلكتروني الذي يتيح تسجيل كل المعلومات المتعلقة بإدارة المطعم - مزايا عديدة، بما في ذلك التنبؤ بالبيانات وتقارير تخطيط الطلبات والمحاسبة المتكاملة وتتبع المخزون الآلي بناءً على طلبات العملاء، ومع ذلك، فإنه لا يأخذ في الحسبان المصادر الأخرى لفقدان المخزون، مثل التلف أو السرقة أو عملية إعداد الطعام أو الشراب بطريقة غير صحيحة، فيتعذر على نظام نقاط البيع مراعاة السيناريوهات المذكورة، ما لم يتم إدخال المعلومات يدويًا،  لذلك، فإن من المفترض إدخال تلك التغيرات بشكل يدوي، لضمان ملائمة ما هو متاح في النظام مع ما هو حقيقي على أرض الواقع.

١٠.      قم بعمل الجرد بشكل مستمر ودقيق: يجب الحرص على عمل جرد لكل المنتجات قبل طلبها، بجانب أن عملية الجرد الدقيقة هي عملية أساسية لإدارة المخازن والتقليل من الطعام المهدر، فهناك بعض التوصيات الهامة التي ستمكنك من متابعة مخزونك طوال الوقت بشكل مستمر، وأن تكون متحكم ومراقب بشكل جيد للتغيرات التي تحدث في مستويات المخزون، لذلك دعنا نتعرف عليها سويًا بشكل مفصل:

·         الخطوة الأولى: قم بترتيب مخزون مطعمك: 

حتى تستطيع تتبع معدلات مخزونك بسهولة يجب أن يكون مرتبًا ومنظمًا حتى تتمكن من عده وحسابه، لذلك إليك بعض من الخطوط الأساسية لتنظيم منتجاتك، فأولًا قم بوضع كل منتج في مكانه المناسب والمنتجات المتشابه قريبة لبعضها، وها هي التقسيمات التي تنتمي إليها معظم العناصر التي قد تتواجد في مخزون مطعمك:

o        ثلاجة اللحوم

o        ثلاجة منتجات الألبان

o        ثلاجة الخضروات والفاكهة

o        غرفة التخزين الجاف

o        مساحة إعداد الطعام

o        ثلاجة المشروبات والعصائر

وبالطبع أفضل وسيلة لترتيب منتجاتك في المخزن هو باستخدام طريقة " القادم أولًا المستخدم أولًا " أو الـ" FIFO, First In First Out " وتلك الطريقة تنص على وضع المنتجات الجديدة في الخلف، بينما يجب عليك وضع المنتجات التي تم طلبها مسبقًا أولًا في الأمام، والتي أوشكت على بلوغ تاريخ انتهائها، وبذلك سيتمكن الطهاة من الوصول إليها بشكل أسهل واستخدامها أولًا، وبذلك تضمن ألا تنتهي فترة صلاحيتها قبل استخدامها، مع الحرص على التخلص من المنتجات ذات الصلاحية المنتهية أو غير القابلة للاستخدام سريعًا حتى لا تُتْلف ما حولها أو تسبب أخطارًا صحية.

ومن الممكن أيضًا، عمل خريطة لأماكن وجود المنتجات داخل أماكن التخزين حتى تكون واضحة وسهلة الوصول إليها من قبل الطهاة والمسؤولين عن الجرد، وقم بتعليقها على باب غرفة التخزين حتى تكون في مرمى بصر جميع العاملين، لاستخدامها كمرجع سريع.

·         الخطوة الثالثة: تأكد من أسعار المنتجات وتتبع تغيرات السوق: 

بعد أن تقوم بعملية الجرد ومعرفة ما هو متاح في المخزن، عليك التأكد من أن الأسعار المكتوبة في كشوف الجرد محدثة وفق أجدد الفواتير المقدمة من الموردين لأن الأسعار قد تتغير بشكل كبير من أسبوع لآخر، تبعًا لتوجه المورد أو الموسمية أو عوامل عديدة أخرى، كما ذكرنا مسبقًا، وذلك حتى تستطيع متابعة تكاليف الأغذية لديك بشكل دقيق ودوري.

·         الخطوة الرابعة: تفقد مهدرات الطعام وعمليات السرقة: 

إن إهدار الطعام والسرقات أمر جائز بل قد يحدث أكثر من المتوقع، لذلك بعد عمل الجرد الخاص بمخزونك قم بمقارنة المخزون النظري المقدر وجوده مع المخزون الفعلي الذي قمت بتدوينه، وقم بحساب نسبة فارق الاستخدام بينهما، فإذا كانت تلك النسبة كبيرة، إذن فأنت بصدد بعض من تحديات السرقة أو إهدار الطعام، لذلك يجب أن تتفقد أين تلاشت تلك المكونات، وقم بالسؤال عن أسباب فقدان هذا المخزون، وإذا لم تجد إجابات لأسئلتك، قم بعمل مراقبة دقيقة للمخزون وأين يذهب في كل دورية.

يمكنك أيضًا قراءة :

   ٦ خطوات لتصميم خطة إدارة أزمات فعالة لمطعمك

   كيف تعالج الخلافات بين العاملين في مطعمك بمهارة؟ 

   ٨ جداول هامة يجب أن يمتلكها كل مدير مطعم

يوجد وسيلتان لإدارة المخزون إما الطريقة التي كانت ولازالت العديد من المطاعم تعتمد عليها، وهي جداول البيانات الورقية أو ما تسمى بالـ " Par Inventory Sheets "، وهناك أيضًا الأنظمة الإلكترونية الآلية لإدارة المخزون وهي وسيلة حديثة نسبيًا؛ لذلك دعنا نتعرف على الفروق فيما بينهما حتى تستطيع اختيار الطريقة المثلى لإدارة مخزون مطعمك:

أولًا: أوراق الجرد أو الـ " Par Inventory Sheets ": 

إن كل مطعم يكون لديه مستوى معين من المنتجات الذي يجب أن تكون في مخزونه، والذي يدعى بالـ " Par level " أو الحد الأدنى للمخزون، ولذلك ورقة الجرد أو الجداول البيانية للجرد تتيح لصاحب المطعم معرفة الكمية التي يجب طلبها بناءً على ما هو متوافر في المخزن حتى يصل المخزون إلى الحد الأدنى له، ولكن هناك مجموعة من العيوب والمميزات لها، فمن ضمن مميزاتها أنها تحتاج إلى عمليات حسابية سهلة لعملها، ولتجعلك قادرًا على تنبؤ ما تحتاج، بينما يكمن عيوبها في صعوبة استخدامها عندما يكون هناك منتجات كثيرة، بجانب أنها تتطلب تدوين كل شيء وحساب الفرق بين المخزون النظري والمخزون الفعلي بشكل يدوي، وقد ينبع من تلك العملية بعضًا من الأخطاء الحسابية، بجانب استهلاكها للكثير من الوقت والمجهود من قبل العاملين ليتم تسجيل وتدوين كل شيء.

ثانيًا: النُظم الإلكترونية لإدارة المخزون :

ورغم أن استخدم جداول بيانات الجرد سواء كانت ورقية أو " Sheets "، قد تكون نظم جيدة لإدارة المخزون ، إلا أنه يُنصح باستخدام نظام إدارة جرد إلكتروني ، وهو الذي يتيح لك إمكانية تسجيل معلومات الجرد الخاصة بك على الأجهزة الإلكترونية، وربطه بنظام الـ" Point of sale " الخاص بمطعمك، لتستطيع التحكم في جميع جوانب المخزون بشكل فعال، وتجعل عملية طلب المنتجات سلسة وبدون عناء، لأنها تقوم بتتبع المنتجات المستخدمة في طلبات العملاء، والتي يتم تسجيلها في نظام الـ" POS " وفق الكمية المطلوبة لعمل كل طلب أو وصفة من خلال المعلومات التي تم تسجيلها مسبقًا في النظام، ومن ثم بعد وقت معين يقوم بإخبارك بتدني مستوى المخزون لديك، مع تحديد المكونات ذاتها وإرسال الإشعارات لك حتى تقوم بطلبها، وبذلك لا تضطر إلى تفقد المخزون بشكل مستمر كما هو الحال في الجداول اليدوية، ولكن بالطبع يوجد هناك فارق بين الاستهلاك النظري والاستهلاك الفعلي وهو لا يقوم بحسابه إلا إذا قمت بتسجيله يدويًا عند حدوث بعض الأخطاء التي تسبب إهدار للمنتجات – كما أوضحنا مسبقًا -.

بجانب أنه يتيح لك التعرف على مخزونك، سواء ما تريد طلبه أو ما مازال متوفرًا أو ما تريده في خلال الأيام التالية، في أي وقت في اليوم وبدون عناء، إلى جانب إنشاء التقارير، وتستطيع هذه البرمجيات تحديد تكلفة البضائع المباعة ومنع الأخطاء الشائعة الناتجة عن إدخال البيانات اليدوية أو الموردين أو العناصر الجديدة أو التسعير القديم، لذلك هي أكثر الطرق دقة لتتبع مخزون مطعمك.

يمكنك أيضًا قراءة :

   ٦ محاور رئيسية يناقشها ملتقى هيس ٢٠٢١

   ٩ تقنيات تكنولوجية حديثة عليك امتلاكها لترتقي بمستوى الخدمة في مطعمك 

   كيف تطورت خدمات المطاعم حول العالم خلال ٢٠٢١ ؟

الصيحات الحديثة: التحليل والتشغيل الآلي:  

إن نُظم ووسائل إدارة المخازن في تطور مستمر وسريع، ومن أحدث التطورات التي طرأت على تكنولوجيا إدارة المخزون هو التشغيل الآلي والذكاء الصناعي، وبالطبع ساعدت تلك الإمكانيات في زيادة فعالية إدارة المخزون وعمل الطلبات والتقليل من الأغذية المهدرة وذلك بفضل صورة البيانات التحليلية المتكاملة التي تتمكن تلك التكنولوجيا بتوفيرها لصاحب المطعم، وإليك بعضًا من أهم المنافع التي تعود على إدارة المخزون للمطعم عند استخدامه لنظام " POS " المدمج ببرامج الذكاء الصناعي:

·         يتيح تتبع العناصر المتوفرة في المخزن ومعدلاتها طوال الوقت، بجانب إخبارك بحدوث نقصان ليقوم بعمل الطلبيات الجديدة، وبذلك ستستطيع المحافظة على المستوى المطلوب في مخزونك خلال جميع الأوقات.

·         يقوم بمراقبة كيفية عمل الطهاة، بحيث تتأكد من أن كل وجبة معدة باستخدام كميات المكونات المقدرة لها.

·         يقلل من عمليات السرقة وتلف المنتجات، كونه يقوم بحساب وتسجيل جميع الكميات التي يتم تخزينها واستخدامها.

·         يستطيع أن يتنبأ بكميات المنتجات التي من المفترض طلبها من خلال تحليله ورصده للأعياد والمناسبات الخاصة التي ستحدث قريبًا حتى يكون المطعم مستعدًا في حالة تواجد اختلاف في معدلات الطلب.

·         بإمكانه أن يقترح أسعارًا لأطباق قائمة الطعام بناءً على المكونات المستخدمة والأسعار الأخرى التي تقوم المطاعم الأخرى بتحديدها للأطباق الشبيهة في المناطق المجاورة.

·         تقوم نُظم الذكاء الصناعي بالحث على عمل الخصومات والعروض الخاصة على الأطباق المتواجدة في القائمة التي يعلم أن صلاحية المكونات التي تتضمنها أوشكت على الانتهاء.

وبشكل عام تصبح عمليات إدارة المخزون أكثر مثالية عند الاهتمام باتباع الأمور التالية:

يمكنك أيضًا قراءة :

   ٣ خطوات أساسية لتدشين عربات الطعام المتنقلة بتميز 

   ما هي أشهر أنواع عربات الطعام ؟

   ١٠ خطوات تساعدك على تسويق عربة طعامك المتنقلة بنجاح